Aspectos sobre a Lei 12.682 – parte 2

Neste artigo finalizaremos a análise sobre a Lei 12.682. No artigo anterior analisamos os três primeiros artigos da Lei, passando agora para os últimos cinco artigos num total de oito.

No art. 4º está disposto que as empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Neste artigo simplesmente exige-se um sistema que facilite ao usuário pesquisar, localizar e visualizar os documentos armazenados. A indexação é um dos elementos mais importantes para um gerenciador eletrônico de documentos (GED).

O art. 5º, também VETADO, dispõe que decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.

Ora, se os documentos “perderam sua vida útil”, nada adianta permanecerem armazenados, mesmo que no meio eletrônico, pois estariam também ocupando espaço desnecessariamente.

Vale lembrar que para uma boa gestão de documentos deve-se, tanto para os documentos armazenados em papel, quanto para os documentos armazenados no meio eletrônico, criar uma tabela/política de prazo de armazenamento para cada documento de acordo sua importância e “vida útil”.

Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente, é o que exige o art. 6º da Lei.

O art. 7º, um dentre os mais importantes da Lei, foi VETADO. Nele está disposto que os documentos digitalizados nos termos da Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.

O artigo sétimo é mais um que ao ser vetado faz desta Lei uma Lei ineficaz.

Como razões para os vetos estão:

“Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística. A proposta utiliza, ainda, os conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento original de forma assistemática. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse.”

Avaliando que os problemas destacados acima são de fácil solução, poderia o legislador buscar ajuda de um profissional especializado da área de tecnologia da informação e solucioná-los.

Talvez não fosse necessária tanta “bagunça” no ordenamento jurídico, se os operadores do direito buscassem junto aos profissionais de TI um esclarecimento desse mundo que ainda necessita de legislação específica.

O art. 8 simplesmente dispõe que a Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Por fim, a Lei 12.682 de 09 de julho de 2012 não serve praticamente de nada.

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